Lo scorso 1 gennaio 2026 è entrato in vigore ufficialmente l’obbligo di collegamento tra i registratori di cassa e i mezzi elettronici con cui vengono incassati i corrispettivi battuti (più semplicemente, i POS).
Lo scorso mese di febbraio, l’Agenzia delle Entrate ha finalmente pubblicato la Guida operativa che spiega come effettuare il collegamento. Collegamento che ora è possibile effettuare a partire dallo scorso 5 marzo 2026.
In questo articolo, ti spiegherò in cosa consiste questo obbligo e come devi fare per ottemperare.
Cominciamo!!
In cosa consiste l’obbligo di collegamento tra POS e registratore di cassa?
Se sei un esercente un’attività che prevede l’emissione di corrispettivi tramite uno o più registratori di cassa, sei ora obbligato a collegare i tuoi registratori di cassa al tuo POS (o ai tuoi POS).
Si tratta di un collegamento logico, e non fisico, da effettuare tramite l’associazione dei numeri di matricola dei tuoi registratori di cassa con i tuoi POS, utilizzando il servizio online che puoi ritrovare nell’area “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.
Fai attenzione: il nuovo obbligo non riguarda solo i POS fisici, ma riguarda tutti gli strumenti che permettono di accettare pagamenti elettronici, comprese app, software e soluzioni digitali alternative.
Ma puoi stare tranquillo perché, se ritieni che questa procedura sia troppo complessa, puoi avvalerti dell’aiuto del tuo intermediario di fiducia.
Chi sono i soggetti obbligati?
Il nuovo obbligo riguarda:
- i commercianti al minuto;
- i soggetti assimilati secondo quanto disposto dall’art. 22 – DPR n. 633/72 (e cioè artigiani, alberghi, ristoranti, ecc.).
Chi sono i soggetti esonerati?
Sono esonerati dall’obbligo gli esercenti che emettono corrispettivi:
- certificati mediante distributori automatici (cosiddette “vending machine”);
- relativi alla cessione di carburante;
- relativi alle operazioni di ricarica dei veicoli elettrici, anche se incassati con pagamento elettronico;
Sono, inoltre, esonerati dall’obbligo gli esercenti che non hanno l’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi, come, ad esempio, i venditori di tabacchi e generi di monopolio e i venditori online, anche se incassati con pagamento elettronico.
Ma fai attenzione!! Se sei un esercente che svolge sia attività per le quali vige l’obbligo di certificazione dei corrispettivi (con il registratore telematico o con la procedura web “Documento Commerciale on line”), sia attività esonerate, devi comunque registrare il collegamento anche se utilizzi lo stesso POS per entrambe le attività.
Se invece utilizzi un POS dedicato esclusivamente all’incasso dei corrispettivi esonerati dall’obbligo di certificazione, non sei tenuto a collegarlo e puoi dichiarare in procedura il suo utilizzo esclusivo per tali operazioni.
Come funziona la procedura?
La procedura da seguire per ottemperare all’obbligo di collegamento tra registratore di cassa e POS che devi seguire consiste in una semplice comunicazione una tantum (salvo variazioni successive), da effettuare, come ti avevo anticipato nei paragrafi precedenti, nel portale “Fatture e corrispettivi”. Di seguito, ti fornisco alcune informazioni più specifiche:
- se sei un esercente che utilizza il registratore telematico fisico o una soluzione software alternativa al registratore, devi procedere a registrare il collegamento con i POS attraverso la funzionalità web “Gestione collegamenti”. In concreto, l’operazione consiste nella registrazione del collegamento tra la matricola del registratore telematico e il dato identificativo univoco dei POS utilizzati per l’incasso elettronico dei corrispettivi memorizzati su quel registratore telematico. Se ti avvali di server ai quali sono collegati più punti cassa, devi abbinare i POS utilizzati nei punti cassa solamente alle matricole dei server;
- se invece sei un esercente che utilizza la procedura web “Documento Commerciale on line”, devi registrare il collegamento con i POS all’interno della medesima procedura web “Documento Commerciale on line”. Concretamente, l’operazione consiste nella registrazione del collegamento del dato identificativo univoco dei POS con la procedura web “Documento Commerciale on line”.
Quali sono i termini da rispettare?
Se i tuoi POS sono già attivi da gennaio 2026, la comunicazione deve essere effettuata (a partire, come già detto, dallo scorso 5 marzo 2026) entro il prossimo 20 aprile 2026 (ovvero 45 giorni dalla messa a disposizione della procedura web). Successivamente, gli esercenti dovranno aggiornare i dati di collegamento solo nel caso in cui siano intervenute novità o variazioni.
Per quanto riguarda i POS attivati nei mesi successivi a gennaio 2026, il collegamento dovrà essere registrato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione dei POS. (ad esempio, i collegamenti tra POS e registratori relativi al mese di aprile 2026 dovranno essere registrati tra il 6 giugno e il 30 giugno 2026).
Cosa succede se non ottempero all’obbligo?
La mancata associazione tra POS e registratore telematico comporterà una multa da 1.000,00 a 4.000,00 euro, mentre l’omessa o incompleta trasmissione dei corrispettivi comporterà una multa di 100,00 euro per ogni omissione, con un limite massimo trimestrale di 1.000,00 euro.
In entrambi i casi, è prevista un’ulteriore sanzione accessoria consistente nella sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività.
Sei un esercente e ti serve un supporto per adempiere all’obbligo di collegamento tra registratore di cassa e POS? Vuoi essere sicuro di aver effettuato correttamente i collegamenti che hai posto in essere in totale autonomia? Chiamaci al numero 051/225677, mandaci un WhatsApp al 347/8498704 oppure scrivici all’indirizzo matteo@balduzzicommercialisti.it